Các khái niệm và điều khoản
Trước khi bắt đầu làm việc trên hệ thống, hãy làm quen với thuật ngữ được sử dụng và một số khái niệm cơ bản trong ERPNext.
Các khái niệm cơ bản
Công ty
Khái niệm này đại diện cho mỗi hồ sơ Công ty được tạo trên CRM. Với thiết lập tương tự, bạn có thể tạo nhiều hồ sơ Công ty, mỗi hồ sơ đại diện cho một pháp nhân khác nhau. Việc hạch toán cho mỗi Công ty sẽ khác nhau, nhưng có thể cài đặt chia sẻ dữ liệu Khách hàng, Nhà cung cấp và Mặt hàng.
Thiết lập --> Công ty
Khách hàng
Khách hàng có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức. Bạn có thể tạo nhiều Liên hệ và Địa chỉ cho từng Khách hàng.
Bán hàng --> Khách hàng
Nhà cung cấp
Đại diện cho một nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Nhà cung cấp có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức và có nhiều Địa chỉ liên hệ và địa chỉ.
Ví dụ: Bạn có thể cài đặt thiết lập tài khoản Công ty cung cấp dịch vụ điện thoại cho bạn là nhà cung cấp hay tương tự đối với nhà cung cấp nguyên liệu.
Mua --> Nhà cung cấp
Sản phẩm
Danh sách sản phẩm chính, sản phẩm phụ hoặc dịch vụ được mua, bán hay sản xuất. Trên hệ thống CRM sản phẩm sẽ được khai báo với giá trị duy nhất.
Kho --> Mặt hàng
Tài khoản
Tài khoản là chủ thể phát sinh các giao dịch tài chính và kinh doanh. Ví dụ "Người nợ", "Chủ nợ", "Thuế GTGT phải trả", "Chi phí đi lại", "Bán hàng", "Phân chia cổ phần". Hệ thống CRM sẽ quản lý chung khách hàng và nhà cung cấp vì vậy bạn không cần tạo riêng lẻ từng tài khoản cho họ.
Kế toán --> Sơ đồ tài khoản
Địa chỉ
Địa chỉ thể hiện chi tiết vị trí của Khách hàng hoặc Nhà cung cấp. Đây có thể là các địa điểm khác nhau như Trụ sở chính, Nhà máy, Nhà kho, Cửa hàng.
Bán --> Địa chỉ
Liên hệ
Một Liên hệ cá nhân thuộc về Khách hàng, Nhà cung cấp hay một người cụ thể. Một Liên hệ sẽ bao gồm tên và chi tiết liên hệ như email, số điện thoại.
Bán --> Liên hệ
Thông tin liên lạc
Danh sách thông tin liên lạc bao gồm các liên hệ chi tiết hoặc danh sách khách hàng tiềm năng. Trong CRM, tất cả các email được gửi từ hệ thống đều được thêm vào bảng thông tin liên lạc.
Hỗ trợ --> Thông tin liên lạc
Bảng giá
Bảng giá là nơi có thể lưu trữ các gói giá khác nhau. Đây là tên bạn đặt để phân biệt cho một tập hợp Giá vật phẩm được lưu trữ trong một Danh sách cụ thể.
Bán --> Bảng giá
Mua --> Bảng giá
Kế toán
Năm tài chính
Đại diện cho một năm tài chính hoặc năm kế toán. Bạn có thể quản lý nhiều Năm tài chính cùng một lúc. Mỗi Năm Tài chính đều có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các giao dịch được ghi nhận trong kỳ. Khi bạn “kết thúc” một năm tài chính, số dư của nó được chuyển thành số dư “đầu kỳ” cho năm tài chính tiếp theo.
Thiết lập --> Công ty --> Năm tài chính
Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí giống như một Tài khoản, nhưng điểm khác biệt duy nhất là cấu trúc của nó đại diện cho doanh nghiệp của bạn chặt chẽ hơn so với Tài khoản. Ví dụ: trong Sơ đồ tài khoản, bạn có thể tách các khoản chi của mình theo loại của nó (ví dụ: du lịch, tiếp thị,...). Còn trong Biểu đồ Trung tâm Chi phí, bạn có thể phân tách chúng theo dòng sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh (ví dụ: bán hàng trực tuyến, bán lẻ,...).
Kế toán --> Biểu đồ Trung tâm Chi phí
Nhật ký thanh toán
Đây là dạng tài liệu chứa các mục nhập Sổ cái (GL) trong đó tổng Nợ (Debits) và tổng Có (Credit) của các mục nhập là giống nhau. Trong CRM, bạn có thể cập nhật Khoản thanh toán, Khoản trả lại bằng cách sử dụng nhật ký thanh toán.
Kế toán --> Mục nhập Nhật ký
Hóa đơn bán hàng
Là hóa đơn được gửi cho Khách hàng để giao Vật phẩm (hàng hóa hoặc dịch vụ).
Kế toán --> Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn mua hàng
Là hóa đơn do Nhà cung cấp gửi để giao các Vật phẩm (hàng hóa hoặc dịch vụ).
Kế toán --> Hóa đơn mua hàng
Tiền tệ
CRM cho phép bạn thực hiện các giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ. Tuy nhiên, chỉ có một đơn vị tiền tệ cho sổ tài khoản của bạn. Trong trường hợp tạo hóa đơn với các khoản thanh toán bằng các đơn vị tiền tệ khác nhau, số tiền sẽ được chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ mặc định theo tỷ lệ chuyển đổi chuẩn.
Cài đặt --> Tiền tệ
Bán hàng
Nhóm khách hàng
Phân loại Khách hàng, thường dựa trên phân khúc thị trường.
Bán --> Cài đặt --> Nhóm khách hàng
Khách hàng tiềm năng
Khách hàng có khả năng là một nguồn kinh doanh trong tương lai. Khách hàng tiềm năng có thể tạo ra cuộc gọi. (từ đó có thể dẫn đến bán hàng).
CRM --> Khách hàng tiềm năng
Cuộc gọi
Một cuộc gọi tiềm năng giữa khách hàng và doanh nghiệp. (cơ hội cho một doanh nghiệp).
CRM --> Cơ hội
Bảng báo giá
Yêu cầu định giá một mặt hàng hoặc dịch vụ cho khách hàng
Bán --> Báo giá
Đơn đặt hàng
Một ghi chú xác nhận các điều khoản giao hàng và giá cả của một Mặt hàng (sản phẩm hoặc dịch vụ) từ khách hàng. Các chứng từ giao hàng, đơn đặt hàng công việc và hóa đơn đều được lập dựa trên đơn đặt hàng.
Bán hàng --> Đơn đặt hàng
Lãnh thổ
Phân loại khu vực địa lý để quản lý bán hàng. Bạn có thể đặt mục tiêu bán hàng cho Lãnh thổ, sau mỗi lần bán hàng, dữ liệu sẽ được liên kết với từng Lãnh thổ nhất định.
Bán --> Cài đặt --> Lãnh thổ
Đối tác bán hàng
Danh sách nhà phân phối/ đại lý/ chi nhánh/ bên thứ ba bán sản phẩm của công ty để hưởng hoa hồng.
Bán --> Cài đặt --> Đối tác bán hàng
Nhân viên bán hàng
Là người bán sản phẩm của công ty cho khách hàng. Bạn có thể đặt mục tiêu cho Người bán hàng và gắn thẻ họ trong các giao dịch.
Bán hàng --> Thiết lập --> Người bán hàng
Mua
Đơn đặt hàng
Một hợp đồng với Nhà cung cấp để cung cấp các Mặt hàng cụ thể với chi phí, số lượng, ngày tháng và các điều khoản khác được chỉ định.
Mua --> Đơn đặt hàng
Phiếu cấp vật tư
Người dùng sẽ tạo phiếu hoặc phiếu sẽ được tạo tự động dựa trên đơn đặt hàng trước hoặc số lượng trong Kế hoạch sản xuất để mua một bộ Mặt hàng.
Mua --> Yêu cầu vật liệu
Kho (Hàng tồn kho)
Kho
Nơi thực hiện các giao dịch kho.
Kho hàng --> Kho
Nhập kho
Điều chuyển vật tư nội bộ hoặc từ kho này sang kho khác.
Kho --> Nhập kho
Phiếu xuất kho
Chứa danh sách các mặt hàng và số lượng hàng để vận chuyển. Sau khi tạo phiếu xuất kho, lượng hàng tồn trong kho sẽ giảm. Một Phiếu xuất kho thường được lập dựa trên Đơn đặt hàng.
Kho --> Phiếu xuất kho
Biên lai mua hàng
Chứng từ ghi chú một nhóm mặt hàng cụ thể đã được nhận từ nhà cung cấp, thường từ với Đơn đặt hàng.
Kho --> Biên lai mua hàng
Số seri
Mỗi sản phẩm sẽ có một số seri duy nhất.
Kho --> Số seri
Lô hàng
Một số cụ thể cho một nhóm mặt hàng cụ thể có thể được mua hoặc sản xuất.
Kho --> Lô hàng
Mục nhập sổ cái kho
Một bảng thống kê tất cả các giao dịch điều chuyển vật liệu từ kho này sang kho khác. Đây là bảng được cập nhật khi thực hiện các chứng từ Nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên lai mua hàng và Hóa đơn bán hàng (POS).
Đối chiếu kho
Cập nhật Kho của nhiều Mặt hàng từ tệp bảng tính (CSV).
Kho > Đối chiếu Kho
Kiểm tra chất lượng
Chứng từ ghi lại các thông số nhất định của Sản phẩm tại thời điểm Nhận hàng từ Nhà cung cấp hoặc Giao hàng cho Khách hàng.
Kho --> Kiểm tra chất lượng
Nhóm mặt hàng
Phân loại sản phẩm theo nhóm mặt hàng.
Kho --> Cài đặt --> Nhóm mặt hàng
Quản trị nhân sự
Nhân viên
Lưu trữ hồ sơ làm việc hiện tại hoặc quá khứ của nhân viên trong công ty.
Nhân sự --> Nhân viên
Đơn xin nghỉ việc
Hồ sơ về yêu cầu nghỉ việc, chứng từ sẽ được chấp thuận hoặc bị từ chối.
Nhân sự --> Đơn xin nghỉ việc
Đơn nghỉ phép
Các loại nghỉ phép (ví dụ: Nghỉ ốm, Nghỉ thai sản,...).
Nhân sự --> Nghỉ phép và Chấm công --> Đơn nghỉ phép
Mục nhập bảng lương
Một công cụ giúp tạo nhiều Phiếu lương cho Nhân viên.
Nhân sự --> Mục nhập bảng lương
Phiếu lương
Một bản ghi về mức lương hàng tháng cho một Nhân viên.
Nhân sự --> Phiếu lương
Cơ cấu tiền lương
Một mẫu xác định tất cả các thành phần của tiền lương (thu nhập), thuế và các khoản khấu trừ an sinh xã hội khác của Nhân viên.
Nhân viên --> Tiền lương và bảng lương --> Cơ cấu tiền lương
Thẩm định
Một bản ghi về hiệu suất của một Nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên các thông số nhất định.
Nhân sự --> Thẩm định
Mẫu thẩm định
Một mẫu ghi lại các thông số khác nhau về hiệu suất của Nhân viên và trọng số của họ đối với một vai trò cụ thể.
Nhân sự -->> Cài đặt nhân viên> Mẫu thẩm định
Chấm công
Một bản ghi chấm công nhân viên vào một ngày cụ thể.
Nhân sự --> Chấm công
Sản xuất
Định mức nguyên vật liệu (BOM)
Một danh sách tên và số lượng nguyên vật liệu, phụ tùng và thiết bị lắp ráp được yêu cầu để sản xuất một mặt hàng nhất định. Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) được sử dụng để lập kế hoạch mua hàng và tính giá thành sản phẩm.
Sản xuất --> BOM
Máy trạm
Nơi thiết kế, tính toán và lưu trữ BOM. Nó rất hữu ích để tính giá thành trực tiếp của sản phẩm.
Sản xuất> Máy trạm
Lệnh sản xuất
Lệnh sản xuất (chế tạo) một mặt hàng cụ thể với số lượng xác định.
Sản xuất --> Lệnh sản xuất
Công cụ lập kế hoạch sản xuất
Một công cụ để tự động tạo Đơn đặt hàng và Yêu cầu mua hàng dựa trên Đơn đặt hàng mở trong một khoảng thời gian nhất định.
Sản xuất> Công cụ lập kế hoạch sản xuất
Website
Bài viết trên blog
Một bài viết ngắn xuất hiện trong phần “Blog” của trang web được tạo từ mô-đun trang web CRM. Blog là một dạng ngắn gọn của “Nhật ký Web”.
Website --> Danh sách Blog
Trang web
Trang web có URL (địa chỉ web) duy nhất được tạo từ CRM.
Website --> Trang web
Cài đặt / Tùy chỉnh
Trường tùy chỉnh
Trường do người dùng xác định trên biểu mẫu / bảng.
Cài đặt --> Tùy chỉnh CRM --> Trường tùy chỉnh
Mặc định chung
Đây là phần mà bạn đặt giá trị mặc định cho các tham số khác nhau của hệ thống.
Cài đặt --> Dữ liệu --> Mặc định chung
Tiêu đề in
Tiêu đề được đặt trên một giao dịch để in.
Ví dụ: Bạn muốn in Báo giá với tiêu đề “Đề xuất” hoặc “Hóa đơn chiếu lệ”.
Cài đặt --> Xây dựng thương hiệu và in ấn --> Tiêu đề in
Các điều khoản và điều kiện
Văn bản của các điều khoản hợp đồng của bạn. Trong các giao dịch Mua bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà Nhà cung cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng các Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu. Để biết về Điều khoản và Điều kiện, hãy nhấp vào đây
Bán --> Cài đặt --> Điều khoản và Điều kiện
Đơn vị đo lường (UOM)
Cài đặt đơn vị đo lường cho các mặt hàng.
Ví dụ: Kg, Không, Cặp, Gói, v.v.
Kho --> Cài đặt --> UOM