Ca và chấm công
I. Cấu hình
1. Địa điểm chấm công
Để thực hiện chấm công được trên ứng dụng ESS MBW, trước tiên bạn cần thiết lập các mục bắt buộc như địa điểm chấm công, ca làm việc, phân ca.... Để truy cập địa điểm chấm công, bạn thực hiện các bước sau:
Trang chủ > MBW ESS > Quick link > Cấu hình > Địa điểm chấm công
1.1. Tạo mới "Địa điểm chấm công"
Để tạo mới "Địa điểm chấm công", bạn thực hiện các bước sau:
Địa điểm chấm công > Thêm mới "Địa điểm chấm công"
a) Thông tin chi tiết địa điểm chấm công
Bảng mô tả các trường
Trường | Mô tả |
|---|---|
Tên địa điểm | Nhập tên đại điểm chấm công bạn muốn đặt |
Địa chỉ | Cách 1: Nhập trực tiếp vào ô địa chỉ Cách 2: Có thể cài đặt địa chỉ cho địa điểm chấm công bằng cách sử dụng bản đồ |
Bán kính | Cìa đặt bán kính bạn cho phép nhân viên được phép chấm công Ví dụ: Khoảng cách 200m. Nếu nhân viên ở cách địa điểm chấm công là 500m sẽ không thể thực hiện chấm công |
Trạng thái | Trạng thái của địa điểm chấm công hoạt động hay khóa. Địa điểm chấm công mới tạo sẽ mặc định trạng thái "Hoạt động" |
b) Cấu hình địa điểm chấm công
Bảng mô tả các trường
Trường | Mô tả |
|---|---|
Giới hạn nhân viên | Chọn nhân viên bắt buộc chấm công tại địa điểm này |
Toàn bộ nhân viên | Chọn toàn bộ nhân viên thì địa điểm chấm công sẽ được áp |
Một số nhân viên | Khi cấu hình một số nhân viên sẽ hiển thị bảng nhân viên áp dụng, bạn cần thêm chi tiết những nhân viên sẽ bắt buộc chấm công tại địa điểm này |
Cách 1: Thêm nhân viên bằng cách chọn từ danh sách
Cách 2: Thêm nhân viên bằng cách tạo trực tiếp nhân viên mới
Cách 3: Thêm nhân viên bằng cách sử dụng tìm kiếm nâng cao
| |
IP wifi | Chọn thêm dòng và nhập thông tin IP wifi tại địa điểm chấm công. Nhân viên khi chấm công sẽ cần kết nối đúng địa chỉ wifi đó mới có thể chấm công được |
Cách 1: Thêm IP wifi bằng cách nhập trực tiếp
Cách 2: Chọn chỉnh sửa để nhập thông tin IP wifi
| |
1.2. Sửa địa điểm chấm công đã thiết lập
Địa điểm chấm công > Chọn 1 bản ghi địa điểm chấm công đã thiết lập > Sửa thông tin (địa điểm, cấu hình..)
Bạn cũng có thể thao tác chỉnh sửa nhanh một bản ghi "Địa điểm chấm công" theo các bước sau:
Địa điểm chấm công > Tích chọn biểu tượng
bản ghi muốn sửa > Các thao tác > Chỉnh sửa
1.3. Xóa địa điểm chấm công đã thiết lập
Địa điểm chấm công > Tích chọn biểu tượng
II. Ca làm việc
1. Loại ca
Loại ca làm việc cho phép bạn xác định các loại Ca khác nhau trong Tổ chức của mình và thiết lập chấm công tự động cho ca làm việc. Tự động chấm công đánh dấu sự tham dự dựa trên bản ghi chấm công của nhân viên được phân công vào ca.
Để truy cập loại ca, bạn thực hiện một trong 2 cách sau:
Trang chủ > MBW ESS > Quick link > Loại ca
Trang chủ > Nhân sự > Ca và chấm công > Ca > Loại ca
1.1. Thêm mới loại ca làm việc
Loại ca > Thêm mới "Loại ca"
Bước 1: Truy cập Loại ca, nhấn chọn thêm Loại ca
Bước 2: Nhập thông tin Tên loại ca, Thời gian bắt đầu và kết thúc ca, Quy đổi sang ngày công
Bước 3: Lưu
Ngoài việc xác định các ca khác nhau trong tổ chức của bạn, Loại ca còn cho phép bạn cài đặt để tự động chấm công. Tự động chấm công đánh dấu sự chấm công của nhân viên được phân công vào ca này dựa trên các bản ghi trong mục "Danh sách chấm công". Tự động chấm công cho tất cả các bản ghi loại ca được cố gắng đánh dấu mỗi giờ. Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng chấm công tự động theo cách thủ công cho một loại ca bằng cách nhấn nút 'Đánh dấu chấm công' trong Loại ca.
a) Cấu hình cơ bản
Trường | Mô tả |
|---|---|
Thời gian bắt đầu | Thời gian trong ngày khi ca bắt đầu (Định dạng 24 giờ) |
Thời gian kết thúc | Thời gian trong ngày khi ca kết thúc (Định dạng 24 giờ) |
Danh sách nghỉ lễ | Chọn danh sách những ngày nghỉ áp dụng với ca này. Nếu để trống, danh sách ngày nghỉ mặc định |
Chấm công tự động | Tích vào trường này nếu muốn chấm công cho các nhân viên được gán ca (dựa trên bản ghi chấm công của các nhân viên) |
b) Cấu hình chấm công tự động
Trường | Mô tả |
|---|---|
Xác định dựa trên bản ghi chấm công vào, chấm công ra | |
Dựa vào dữ liệu luân phiên chấm công vào - ra trong cùng 1 ca | Lần chấm công đầu tiên sẽ là vào, sau đó sẽ là ra và tiếp tục luân phiên. |
Cố định dựa trên trạng thái chấm công | Trên mỗi bản ghi sẽ có trường xác định Vào hay Ra |
Tính toán giờ làm việc dựa vào | |
Lần chấm công vào đầu và lần chấm công ra cuối cùng | Tổng thời gian giữa lần chấm công vào đầu tiên và lần chấm công ra cuối cùng |
Mỗi cặp chấm công vào, chấm công ra hợp lệ | Tất cả các lượt chấm công vào và chấm công ra => Hệ thống sẽ chỉ tính khoảng thời gian giữa các lần chấm công vào và chấm công ra |
Thời gian cho phép chấm công vào | Thời gian chấm công vào sớm nhất được cho là hợp lệ Ví dụ: Ca sáng (8h-12h) - cho phép chấm vào trước 30 phút -> Bạn chỉ được chấm công vào ca sáng từ 7h30. Trước 7h30 bạn sẽ không thể chấm công vào |
Thời gian cho phép chấm công ra | Thời gian chấm công ra muộn nhất được cho là hợp lệ Ví dụ: Ca sáng (8h-12h) - cho phép chấm ra sau 30 phút -> Bạn sẽ không thể chấm công ra sau 12h30 |
Chấm công tự động trong ngày nghỉ | Nếu tích vào trường này, những ngày trong danh sách ngày nghỉ mà có tồn tại các bản ghi chấm công sẽ được ghi nhận chấm công và ngày công cho nhân viên (mặc định, chấm công tự động sẽ bị bỏ qua vào các ngày nghỉ) Ví dụ: Danh sách ngày nghỉ có thứ 7 Nhân viên A có bản ghi chấm công sáng thứ 7. -> Vậy trên bảng chấm công và bảng công của nhân viên A sáng thứ 7 có được ghi nhận như chấm công bình thường với ca được phân. |
Ngưỡng giờ làm việc nửa ngày | Nếu số giờ làm việc thực tế ít hơn số giờ cài đặt ở trường này thì nhân viên sẽ được đánh dấu "nửa ngày công". Nếu không cài đặt trường này thì nhập 0 hoặc để trống. |
Ngưỡng giờ làm việc vắng mặt | Nếu số giờ làm việc thực tế ít hơn số giờ cài đặt ở trường này thì nhân viên sẽ được đánh dấu "Vắng mặt". Nếu không cài đặt trường này thì nhập 0 hoặc để trống. |
c) Cài đặt ghi nhận đi muộn về sớm
Trường | Mô tả |
|---|---|
Cho phép đi muộn | Thời gian sau thời gian bắt đầu ca, chấm công vào được coi là muộn Ví dụ : Ca sáng (8h -12h) - cài đặt trường này là 5 phút
|
Cho phép về sớm | Thời gian sau thời gian kết thúc ca, chấm công ra được coi là sớm Ví dụ : Ca sáng (8h -12h) - cài đặt trường này là 5 phút
|
2. Phân ca làm việc
Phân ca làm việc tạo ra để gán một ca cụ thể cho một nhân viên trong thời gian xác định.
Để truy cập Phân ca làm việc, bạn thực hiện:
Cách 1
Trang chủ > MBW ESS > Quick Link > Phân ca làm việc
Cách 2:
Trang chủ > Nhân sự > Ca và chấm công > Ca > Phân ca làm việc
2.1. Điều kiện đầu tiên
Trước khi tạo "Phân ca làm việc", bạn cần tạo các mục sau trước:
2.2. Phân ca làm việc
Để phân ca làm việc cho nhân viên, bạn thực hiện các bước sau:
Phân ca làm việc > Thêm Phân ca làm việc
Bước 1: Truy cập Phân ca làm việc, nhấn chọn Thêm Phân ca làm việc
Bước 2: Chọn nhân viên
Bước 3: Chọn Loại ca
Bước 4: Cài Thời gian bắt đầu áp dụng. Nếu bạn muốn cài đặt cho một khoản thời gian xác định, cài thời gian kết thúc
Bước 5: Lưu và gửi
3. Yêu cầu tăng ca
Tăng ca là việc thêm giờ so với thời gian làm việc chính thức. Việc tăng ca thường xảy ra khi công ty hoặc tổ chức cần nhân viên làm việc nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu công việc tăng cao, hoặc để đối mặt với các thách thức cụ thể như dự án cần hoàn thành, hạn chế thời gian hoặc tình hình khẩn cấp.
Để truy cập "Yêu cầu tăng ca", bạn thực hiện theo các bước sau:
Trang chủ > MBW ESS > Quick Link > Yêu cầu tăng ca
3.1 Tạo mới "Yêu cầu tăng ca"
Để tạo mới "Yêu cầu tăng ca", bạn thực hiện các bước sau:
Yêu cầu tăng ca > Thêm Yêu cầu tăng ca"
III. Chấm công
1. Bản ghi chấm công
"Bản ghi chấm công" được sử dụng để lưu trữ tất cả các lần chấm công vào và chấm công ra của một nhân viên trong tổ chức. Hầu hết các tổ chức sử dụng chức năng này để chấm công, quản lý ca làm việc và tính toán số giờ làm việc.
Để truy cập Bản ghi Chấm công, bạn thực hiện
Cách 1
Trang chủ > MBW ESS > Quick link > Chấm công > Bản ghi chấm công
Cách 2
Trang chủ > Nhân sự > Chấm công > Bản ghi chấm công
1.1. Điều kiện đầu tiên
Trước khi tạo bản ghi chấm công, bạn cần tạo các mục sau trước:
Nhân viên
Loại ca
Phân ca làm việc
1.2 Tạo bản ghi chấm công
a) Bản ghi chấm công gửi lên từ mobile
Nhân viên trong tổ chực có thể thực hiện chấm công trên ứng dụng MBW ESS. Dữ liệu các bản ghi chấm công được gửi từ mobile lên khi nhân viên thực hiện chấm công thành công.
b) Tạo một bản ghi chấm công thủ công từ web
Để tạo một "Bản ghi chấm công" một cách thủ công, bạn thực hiện các bước sau:
Chấm công > Bản ghi chấm công > Thêm mới bản ghi chấm công
Bước 1: Truy cập Bản ghi Chấm công, nhấn chọn Thêm Bản ghi chấm công
Bước 2: Chọn nhân viên mà bạn muốn tạo bản ghi chấm công.
Bước 3: Xác định ngày và giờ cho bản ghi.
Bước 4: Đặt loại nhật ký là là "Vào" hoặc "Ra" để gán xem đó có phải là chấm công vào hay chấm công ra.
Bước 5: Lưu
Nếu bạn đã thiết lập ca làm việc và phân công chúng cho nhân viên, hệ thống sẽ tự động đặt ca làm việc phù hợp dựa trên thời điểm sau khi bạn lưu bản ghi.
Theo tùy chọn, bạn có thể kích hoạt "Bỏ qua chấm công tự đôngk" để bỏ qua bản ghi này khi đánh dấu chấm công tự động.
Ngoài ra, bạn cũng có thể ghi lại vị trí từ nơi nhân viên đã đăng nhập hoặc ID Thiết bị Sinh trắc học. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể ghi lại một lần chấm công vào hoặc đăng xuất của nhân viên một cách thủ công, và hệ thống cũng có thể liên kết thông tin này với các ca làm việc được xác định trước nếu có.
2. Chấm công
Chấm công là một bản ghi xác nhận xem một nhân viên có mặt vào một ngày cụ thể hay không. Trong MBW HR, bạn có thể dễ dàng đánh dấu và ghi lại chấm công hàng ngày của một nhân viên bằng cách sử dụng chức năng "Chấm công".
Để truy cập Chấm công, bạn thực hiện một trong hai cách sau:
Trang chủ > MBW ESS > Quick Link > Chấm công
Trang chủ > Nhân sự > Ca và chấm công > Chấm công
2.1. Điều kiện đầu tiên
Trước khi tạo bản ghi Chấm công, bạn nên tạo các mục sau đây trước:
Nhân viên
Loại ca làm việc
2.2. Danh sách Chấm công
a) Danh sách Châm công
Dựa vào dữ liệu bản ghi chấm công thực tế (dữ liệu gửi lên từ mobile) của mỗi nhân viên để xác định sự có mặt hay vắng mặt.
b) Cách tạo Chấm công cho một ngày cụ thể từ web
Chấm công > Thêm Chấm công
Bước 1: Truy cập danh sách Chấm công, nhấn chọn thêm Chấm công
Bước 2: Chọn Nhân viên.
Bước 3: Chọn Ngày chấm công.
Bước 4: Chọn Ca làm việc (tùy chọn).
Bước 5: Chọn Trạng thái (Có mặt, Vắng mặt, Nghỉ phép, Nửa ngày).
Bước 6: Lưu và Gửi.
Lưu ý: Không thể đánh dấu chấm công cho các ngày trong tương lai.
2.3. Đánh dấu chấm công trong một khoảng thời gian
Trong trường hợp chấm công cho một số nhân viên chưa được đánh dấu, bạn có thể đánh dấu họ là có mặt, vắng mặt hoặc nửa ngày.
Cách đánh dấu Chấm công
Bước 1: Truy cập danh sách Chấm công.
Bước 2: Nhấp vào nút Đánh dấu Điểm danh.
Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
Bước 4: Chọn Nhân viên và khoảng thời gian.
Bước 5: Chọn Trạng thái có mặt, vắng mặt hoặc nửa ngày.
Bước 6: Nếu bạn muốn loại bỏ các ngày nghỉ lễ trong quá trình này, kiểm tra ô Loại bỏ Ngày nghỉ lễ.
Bước 7: Chọn các ngày mà bạn muốn đánh dấu điểm danh cho Nhân viên đã chọn.
Bước 8: Nhấp vào nút Đánh dấu Điểm danh và nhấp vào Có (Yes).
2.4. Đánh dấu chấm công bằng cách tải dữ liệu chấm công lên
Bạn có thể thêm mới hoặc cập nhập dữ liệu chấm công thông qua nhập file CSV/Excel
Cách 1: Truy cập trực tiếp Tải lên dữ liệu chấm công để nhập dữ liệu
Bước 1: Truy cập Chấm công, Chọn Tải lên dữ liệu chấm công
Bước 2: Cài thời gian từ ngày đến ngày
Bước 3: Nhập file lên
Cách 2: Truy cập Chấm công và tải dữ liệu lên
2.4. Chấm công hàng loạt
Để truy cập, bạn thực hiện các bước sau:
Trang chủ > Nhân sự > Ca và chấm công > Chấm công > Chấm công hàng loạt
Bước 1: Truy cập "Chấm công hàng loạt"
Bước 2: Chọn ngày cần chấm công
Bước 3: Ở bộ lọc, chọn công ty, phòng ban, chi nhánh
Bước 4: Tích chọn các nhân viên cần điểm danh
Bước 5: Chọn trạng thái và ca làm việc
Bước 6: Tích chọn vào trễ và ra sớm (nếu có)
Bước 7: Chọn "Điểm danh" để tạo thành công một bản ghi chấm công.
IV. Thông báo nội bộ
Thông báo nội bộ cho phép bạn tạo các thông báo và gửi đến nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện. Để truy cập thông báo nội bộ, bạn thực hiện các bước sau:
Trang chủ > MBW ESS > Quick Link > Thông báo nội bộ
Ngoài ra để truy cập "Thông báo nội bộ" bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm:
1. Tạo mới "Thông váo nội bộ"
Để tạo mới "Thông báo nội bộ", bạn thực hiện các bước sau:
Thông báo nội bộ > Thêm mới "Thông báo nội bộ"
Bước 1: Truy cập thông báo nội bộ , nhấn chọn Thêm Thông báo nội bộ
Bước 2: Nhập tiêu đề thông báo
Bước 3: Nhập mô tả ngắn gọn về thông báo
Bước 4: Cài thời gian có hiệu lực của thông báo Từ ngày, Đến ngày
Bước 5: Chọn mức độ của thông báo
Bước 6: Chọn áp dụng thông báo cho (Toàn bộ Nhân viên hay Một số nhân viên)
Bước 7: Thiết kế nội dung thông báo
Bước 8: Lưu
